L'institut Shastri

Procédure de commande du programme des bibliothèques

Cette page Web présente la procédure générale à suivre pour l’achat de livres, de périodiques ou d’autre matériel de bibliothèque par les services de l’Institut indo-canadien Shastri (IICS). Cette procédure est aussi actuelle que les mises à jour récentes le permettent. Si certains domaines ne sont pas couverts, ou si des situations ne sont pas entièrement couvertes, les membres de la direction du Comité des bibliothèques peuvent être contactés à titre de personnes ressources.

La commande de matériel bibliothécaire, sous format papier ou audio-visuel, implique la communication entre l’université membre et le personnel de l’IICS du bureau de New Delhi. Les coordonnées du bureau de New Delhi sont les suivantes :

Téléphone : (0091-11) 2374-2677, 2374-6417, 2374-3114
Télécopieur : (0091-11) 23746416
Courriel : .(JavaScript must be enabled to view this email address)

Le vice-président du bureau de l’Inde ne s’implique pas directement dans le programme des bibliothèques en général, et compte sur le Comité des bibliothèques pour les conseils en matière de bibliothèque et en finances.

L’agent de programme est la personne ressource pour les questions se rapportant aux commandes et à l’acheminement du matériel par le bureau de New Delhi. Chaque université a un programme d’acquisitions qui dépend de la nature des besoins de sa collection, du nombre de cours aux cycles supérieurs, des professeurs qui ont des recherches en cours et ainsi de suite. Dans le but de rationaliser les ressources en plus de maintenir et de bâtir plusieurs collections de recherche, les bibliothèques ressources reçoivent des allocations plus importantes que les bibliothèques de soutien, dont les allocations visent surtout à financer le programme dans leur propre établissement.

Les bibliothèques deviennent actives dans le programme des bibliothèques dès que leur université se joint à l’Institut. Elles reçoivent leur allocation après approbation du budget par le conseil d’administration de l’Institut Shastri. La bibliothèque est avisée de son allocation à la réception du financement par l’Institut et peut alors commencer à passer des commandes.

Comme les commandes sont passées au bureau de Delhi, le budget d’acquisitions de chaque université est ajusté. Les relevés mensuels des dépenses sont envoyés à chaque représentant du Comité des bibliothèques et présentent le compte courant ainsi que les projections futures des dépenses. Les dépenses correspondent au coût net des articles achetés, et les estimations des engagements représentent les nouvelles commandes envoyées aux marchands, mais qui n’ont pas encore été reçues. Les relevés mensuels pour l’envoi des livres sont aussi acheminés à chaque membre.

En général, les livres à couverture souple de plus de cinquante (50) pages sont reliés avant d’être envoyés. Cependant, les bibliothèques peuvent demander que cette reliure ne soit pas faite. Le matériel est envoyé environ 3 à 4 fois par mois par colis postaux enregistrés en paquets dont le poids varie de 10 à 15 kg. L’envoi postal est payé et ensuite les paquets sont livrés à l’adresse au Canada. Les articles urgents peuvent être envoyés par avion sur demande, ou séparément dans de petits emballages selon les directives données. Tous les efforts sont faits par le bureau de Delhi pour contrôler les dépenses et gérer efficacement cette activité. Des rabais sur le prix de commerce des articles en Inde sont négociés par le bureau de Delhi. Ces rabais sont appliqués aux prix payés par les bibliothèques.

Tous les achats sont en roupies, puisque l’Institut n’a pas la possibilité de faire l’achat du matériel en dollars. De plus, l’Institut ne peut pas acheter des articles publiés à l’extérieur des frontières géographiques actuelles de l’Inde. Les documents imprimés qui ont plus de cinquante ans ne peuvent être achetés par l’Institut.

En plus des documents en langue anglaise, des titres en langues vernaculaires sont aussi acquis dans le cadre du programme. Les membres au Canada ont également acheté des documents non imprimés comme des microfilms, des films, des enregistrements, des vidéocassettes, des CD, etc. En général, les manuscrits ne peuvent pas être exportés.

Les demandes des professeurs pour du matériel de bibliothèque devraient être dirigées au représentant du Comité des bibliothèques, ou à son remplaçant désigné, dans chaque université membre. Les procédures qui permettent d’assurer que le matériel est décrit de façon adéquate et que les achats en double sont évités sont sous la responsabilité du représentant du Comité des bibliothèques de la bibliothèque concernée. Jusqu’à un certain point, le bureau de Delhi vérifiera que les commandes n’ont pas déjà été faites, mais ce n’est pas toujours possible.

Effectuer une commande

Au départ, chaque bibliothèque devrait écrire à l’agent de programme au bureau de Delhi et indiquer à qui la correspondance et les relevés doivent être envoyés. (Il s’agit d’une publication saisie, veuillez omettre cette partie.) La bibliothèque peut faire l’acquisition de son matériel par commande ferme ou peut établir un plan de commande globale.

A. Commande ferme

Les commandes fermes sont les demandes d’achat qui sont envoyées par chaque bibliothèque au bureau de Delhi (le bureau de Delhi désigne parfois les commandes fermes par le terme « commandes spéciales »). Chaque titre devrait être décrit sur un formulaire de bon de commande pour bibliothèque, accompagné de la meilleure description bibliographique possible. Le bureau de Delhi préfère recevoir deux (2) exemplaires du bon de commande, et retournera l’un de ces bons avec le matériel. Le matériel peut aussi être commandé par courrier, par télécopieur ou par courriel; dans ces cas, le personnel du bureau de Delhi préparera son propre bordereau.
L’éditeur ou le distributeur doit être indiqué sur chaque commande ferme pour les articles voulus, et si possible, la source où l’article peut être obtenu, comme chez un marchand d’éditions épuisées, dans un département universitaire, etc. Le marché du livre indien est très vaste, dispersé sur tout un continent, et les outils pour le contrôle bibliographique sont limités. Le bureau de Delhi conserve une liste de travail des libraires et des distributeurs où le matériel à acheter est classé par langue et par région géographique.
Au moment où le matériel est reçu par le bureau de Delhi, il est classé par université, les comptes sont ajustés, certains titres peuvent être reliés, et ensuite le matériel est préparé pour être pesé et envoyé. Dans chaque livre, un petit ex-libris de l’Institut est apposé en deuxième de couverture, et un exemplaire de la commande originale est également joint. Le numéro du paquet est inscrit à l’extérieur du colis avec l’inscription B/O pour les commandes globales et S/O pour les commandes fermes. Un relevé mensuel est envoyé à chaque bibliothèque et comprend le détail de chaque envoi de livres, la période, le numéro du paquet de la bibliothèque et le nombre de livres envoyés. Une note sur les périodiques envoyés séparément peut aussi être jointe. Ce relevé est utile pour vérifier les reçus.
Les documents du gouvernement sont envoyés dans les colis avec les livres, tandis que les périodiques sont envoyés séparément dans des colis enregistrés une fois par mois par voie maritime et deux fois par mois par avion selon les directives de la bibliothèque.
Le temps de traitement des commandes fermes varie en fonction du type de matériel commandé. Les titres vernaculaires peuvent prendre plus de temps que les titres anglais, s’ils ne peuvent pas être fournis par des marchands de New Delhi. Le temps de traitement moyen semble être de six mois. De nombreux universitaires, éditeurs et bibliothécaires de l’Inde sont conscients des difficultés à obtenir les documents imprimés actuels et leurs préoccupations sont de notoriété publique. Le personnel du bureau de l’IICS en Inde est conscient de ces préoccupations et garde un contact régulier avec de nombreuses personnes impliquées dans la vente de livres.

B. Commande globale

Une autre façon de faire l’acquisition de documents imprimés en Inde est le plan de commande globale. Le profil adéquat du sujet doit d’abord être préparé au Canada; ensuite, le personnel de Delhi fait l’acquisition du matériel qui correspond aux indications de ce profil. Un important fichier de cartes est conservé sur tous les titres fournis dans tous les plans de commande globale, et dans ce fichier apparaît le nom des universités qui ont reçu les titres. Les profils des sujets sont basés sur le plan de classification général de la bibliographie nationale de l’Inde, mais comprennent des différences sur la forme.

C. Périodiques et documents gouvernementaux

Les périodiques et les documents gouvernementaux sont traités comme des commandes permanentes et le renouvellement de ces documents se fait de façon régulière. Toutes les publications qui sont offertes sur abonnement à des bibliothèques au Canada sont enregistrées dans un fichier. Les périodiques sont envoyés par avion seulement.

D. Bases de données des commandes

En plus de la base de données qui existe dans le logiciel BibBase pour les commandes spéciales, des efforts sont mis pour créer des bases de données de tous les types de commandes traitées par le bureau de l’Inde dans WIN_ISIS.

Reliure, envois postaux, fiches catalographiques, etc.

Tous les frais facturés à la bibliothèque sont présentés sur un relevé mensuel des dépenses. L’envoi postal est facturé en fonction du coût de chaque envoi global. Les frais d’envoi ne sont pas calculés au prorata du contenu de chaque paquet. Si des frais spéciaux sont entraînés, comme pour les envois par avion, ils peuvent apparaître sur les relevés sous forme de notes spéciales. De plus, le bureau de Delhi achète le matériel d’emballage pour l’envoi des livres de façon annuelle ou semestrielle. Le coût du matériel est facturé à chaque bibliothèque proportionnellement aux allocations du budget annuel (une proposition a été faite au Comité des bibliothèques pour qu’il prévoie un montant à cet effet dans son budget annuel).

Les livres à couverture souple de plus de cinquante (50) pages sont habituellement reliés avant d’être envoyés, sauf si la bibliothèque demande qu’ils ne le soient pas. La reliure se fait à New Delhi chez un relieur commercial.

Le bureau de Delhi est toujours prêt à collaborer avec chaque université membre que ce soit pour l’acquisition de matériel de bibliothèque ou pour le service aux chercheurs, et répondra promptement à toute la correspondance et aux requêtes.